Cercare e leggere nei documenti, con la pagina sempre accanto

Cosa sa fare un sistema di AI sui documenti?

Fa quattro cose, ognuna con un limite preciso.

Legge i documenti scansionati e li rende ricercabili. Riconosce i campi: date, importi, parti, scadenze.

Mette a confronto due versioni di un testo. Risponde a domande sull'archivio, citando la fonte.

Non prende decisioni. Non registra, non paga, non firma. Prepara il lavoro per chi deve farlo.

Funziona meglio su documenti ripetitivi: fatture, verbali, contratti tipo, schede tecniche. Su testi unici e molto brevi il vantaggio è minore.

Perché la citazione della pagina è la regola principale?

Una risposta senza fonte costringe a rifare la ricerca a mano. Allora il sistema non ha fatto risparmiare nulla.

Con la pagina accanto, chi legge controlla in pochi secondi. Se la citazione non regge, se ne accorge subito.

Pretendete anche il comportamento opposto: quando la fonte manca, il sistema deve dirlo.

Provatelo con domande su argomenti che l'archivio non contiene. È il test più utile prima di partire.

Come funziona il confronto tra due contratti?

Il sistema allinea clausola per clausola, anche se la numerazione è cambiata.

Mostra cosa è stato aggiunto, tolto o modificato, con la pagina di entrambe le versioni.

Non dice se una modifica è conveniente. Quel giudizio resta all'avvocato o a chi firma.

Il metodo è descritto nella pagina confronto contratti.

Chi può vedere cosa?

Il sistema deve rispettare i permessi che avete già. Chi non apre una cartella non deve riceverne risposte.

Verificatelo con due utenti di prova, uno con accesso e uno senza, facendo la stessa domanda.

L'art. 32 del GDPR chiede misure di sicurezza adeguate al rischio. Accessi per ruolo e registro delle consultazioni ne fanno parte.

L'art. 5 chiede di trattare solo i dati necessari. Escludete dall'archivio ciò che non serve alla domanda.

La lettura automatica vale come conservazione a norma?

No. Rendere ricercabile un documento non equivale a conservarlo secondo la legge.

L'art. 2215-bis del codice civile ammette libri e scritture tenuti con strumenti informatici, se restano consultabili in ogni momento.

L'art. 43 del Codice dell'amministrazione digitale lega la conservazione digitale al rispetto delle Linee guida.

Tenete separati i due piani: la conservazione resta nel vostro sistema a norma. Il sistema di ricerca ne legge una copia.

Come si prepara un archivio alla prova?

Scegliete un solo tipo di documento che usate ogni settimana. Fascicoli, contratti o fatture, non tutti insieme.

Scrivete le domande che le persone fanno davvero. Dieci domande vere valgono più di cento inventate.

Per ogni domanda annotate la risposta giusta e la pagina. Questo elenco diventa il banco di prova.

Aggiungete domande senza risposta nell'archivio. Il sistema deve riconoscerle e dirlo.

Ripetete la prova dopo ogni cambio: nuovi documenti, nuove regole, nuovo motore di lettura.

Registrate i risultati con data e versione. Vi serviranno per spiegare le scelte a chi controlla.

Quando il sistema deve fermarsi e chiedere?

Scrivete questi casi nelle regole del sistema e verificateli in prova.

• Pagina illeggibile o scansione incompleta.
• Due valori diversi per lo stesso campo nello stesso fascicolo.
• Domanda su un documento che la persona non può aprire.
• Campo obbligatorio assente: lo segnala, non lo riempie.
• Richiesta di un parere, per esempio «posso firmare?».

Cosa chiedere a un fornitore prima di caricare l'archivio?

Chiedete di provare su vostri documenti veri, scelti anche tra i più disordinati.

Chiedete di vedere cosa succede con una domanda senza risposta nell'archivio.

Chiedete dove restano i file: sui vostri server o su server in Europa, con contratto scritto.

Alcuni documenti servono a decidere su persone, per esempio un credito o un'assunzione. Lì l'AI Act può considerare l'uso ad alto rischio.

Per gli studi legali c'è una pagina dedicata: studio legale.

Domande frequenti