Un tipo di documento alla volta

Scegliamo insieme un fascicolo, un contratto o un manuale che usate ogni settimana. Definiamo i campi da leggere e le domande ammesse.

Proviamo su documenti veri. Se la pagina manca, verifichiamo che il sistema taccia. Solo dopo passiamo a un altro tipo di documento.

Perimetro
Quali documenti, quali campi, quali domande.
Prova
Documenti veri, correzioni, silenzi verificati.
Firma
Una persona conferma prima di registrare o firmare.

Scegliamo un documento che vi fa perdere ore ogni settimana. Definiamo i campi e le domande ammesse. Proviamo su documenti veri e controlliamo che, senza la pagina, il sistema taccia. Solo dopo estendiamo. La persona che conferma resta al centro: il sistema propone, non decide. È lo stesso principio degli archivi già in produzione, dove ogni risposta porta la sua fonte accanto.

Prima di costruire, analizziamo il processo intero: chi fa cosa, quanto tempo richiede, dove nascono gli errori. Come analizziamo i processi

Regole che contano qui

Il regolamento sulla protezione dei dati (GDPR) chiede di trattare solo i dati necessari e di sapere chi li ha letti. Quando ospitiamo i documenti, agiamo come responsabili del trattamento con un contratto scritto. Citare la pagina e tacere quando manca è anche una scelta di responsabilità. Il regolamento europeo sull'intelligenza artificiale (AI Act) diventa più esigente se i documenti servono a decidere su persone, per esempio un credito o un'assunzione: lo verifichiamo prima di partire. La conferma di una persona resta il passaggio obbligato. Non è un parere legale sul vostro archivio.

Non è un parere legale. Le regole le interpreta chi vi assiste, insieme a voi.

Per il responsabile IT e la sicurezza

Dove stanno i dati: Contratti, fatture, fascicoli e cataloghi di ricerca restano nell'Unione europea: su un archivio in cloud con regione fissata nel contratto o sul vostro archivio. Cifratura in transito e a riposo. Chiavi sotto il vostro IAM (gestione di identità e accessi), se lo chiedete. Nessun addestramento sul contenuto dei documenti. Separazione per azienda e per livello di riservatezza.
Come ci colleghiamo ai vostri sistemi: Il caricamento avviene in sola lettura da DMS (sistema di gestione documentale), cartelle condivise e caselle di posta dedicate. Ricaviamo testo e dati descrittivi senza alterare l'originale. Credenziali dedicate e revocabili. Scrivere etichette, indici o bozze di confronto è un permesso separato. L'originale non si sovrascrive mai senza un passaggio esplicito del responsabile.
Chi può fare cosa: Ruoli: amministratore dell'archivio, analista dei documenti, ufficio legale o operativo, sola lettura. Ogni ricerca, ogni campo ricavato e ogni conferma umana restano nel registro, con le fonti usate. Le esportazioni in blocco sono riservate ai ruoli abilitati. I permessi si revocano senza reinstallare i programmi di consultazione.
Cosa succede se il modello sbaglia: Nel ricavare campi e nel confrontare contratti il sistema cita sempre la fonte. Sotto la soglia di confidenza il campo resta da validare da una persona. Nessuna firma e nessun invio automatico di atti. Si spegne per raccolta o per tipo di documento: l'assistente si ferma, file e registri restano. Ogni aggiornamento passa da controlli automatici.
Quali modelli e perché: Lettura dei documenti scansionati (OCR, riconoscimento ottico dei caratteri), estrazione dei campi, domande con fonte e confronto tra versioni usano più fornitori di modelli, scelti caso per caso. Il modello si cambia senza rifare l'archivio. Nessun addestramento sui vostri documenti. Per archivi riservati si possono usare modelli sui vostri server.
Cosa firmate: Un contratto con SLA (livelli di servizio garantiti), la nomina a responsabile del trattamento (art. 28 del GDPR, il regolamento europeo sulla protezione dei dati) e l'elenco dei sub-fornitori. All'uscita restituiamo e cancelliamo indici e copie di lavoro. Il contratto allinea i tempi di conservazione alle vostre regole documentali. Non siamo certificati ISO 27001 (la norma internazionale sulla sicurezza delle informazioni): è un obiettivo.
Riferimenti normativi: GDPR (Reg. UE 2016/679), artt. 28, 32 e 35. AI Act, il regolamento europeo sull'intelligenza artificiale (Reg. UE 2024/1689), art. 50 se l'assistente risponde a persone esterne. Obblighi di conservazione: art. 2220 del Codice civile per le scritture contabili; CAD (Codice dell'amministrazione digitale) e linee guida di AgID, l'Agenzia per l'Italia digitale, sui documenti informatici. Per le fatture elettroniche vale il flusso dello SdI (Sistema di interscambio). L'interpretazione resta al vostro DPO (responsabile della protezione dei dati).

Domande e risposte per chi verifica
Domanda	Risposta
Dove stanno i dati	Contratti, fatture, fascicoli e cataloghi di ricerca restano nell'Unione europea: su un archivio in cloud con regione fissata nel contratto o sul vostro archivio. Cifratura in transito e a riposo. Chiavi sotto il vostro IAM (gestione di identità e accessi), se lo chiedete. Nessun addestramento sul contenuto dei documenti. Separazione per azienda e per livello di riservatezza.
Come ci colleghiamo ai vostri sistemi	Il caricamento avviene in sola lettura da DMS (sistema di gestione documentale), cartelle condivise e caselle di posta dedicate. Ricaviamo testo e dati descrittivi senza alterare l'originale. Credenziali dedicate e revocabili. Scrivere etichette, indici o bozze di confronto è un permesso separato. L'originale non si sovrascrive mai senza un passaggio esplicito del responsabile.
Chi può fare cosa	Ruoli: amministratore dell'archivio, analista dei documenti, ufficio legale o operativo, sola lettura. Ogni ricerca, ogni campo ricavato e ogni conferma umana restano nel registro, con le fonti usate. Le esportazioni in blocco sono riservate ai ruoli abilitati. I permessi si revocano senza reinstallare i programmi di consultazione.
Cosa succede se il modello sbaglia	Nel ricavare campi e nel confrontare contratti il sistema cita sempre la fonte. Sotto la soglia di confidenza il campo resta da validare da una persona. Nessuna firma e nessun invio automatico di atti. Si spegne per raccolta o per tipo di documento: l'assistente si ferma, file e registri restano. Ogni aggiornamento passa da controlli automatici.
Quali modelli e perché	Lettura dei documenti scansionati (OCR, riconoscimento ottico dei caratteri), estrazione dei campi, domande con fonte e confronto tra versioni usano più fornitori di modelli, scelti caso per caso. Il modello si cambia senza rifare l'archivio. Nessun addestramento sui vostri documenti. Per archivi riservati si possono usare modelli sui vostri server.
Cosa firmate	Un contratto con SLA (livelli di servizio garantiti), la nomina a responsabile del trattamento (art. 28 del GDPR, il regolamento europeo sulla protezione dei dati) e l'elenco dei sub-fornitori. All'uscita restituiamo e cancelliamo indici e copie di lavoro. Il contratto allinea i tempi di conservazione alle vostre regole documentali. Non siamo certificati ISO 27001 (la norma internazionale sulla sicurezza delle informazioni): è un obiettivo.
Riferimenti normativi	GDPR (Reg. UE 2016/679), artt. 28, 32 e 35. AI Act, il regolamento europeo sull'intelligenza artificiale (Reg. UE 2024/1689), art. 50 se l'assistente risponde a persone esterne. Obblighi di conservazione: art. 2220 del Codice civile per le scritture contabili; CAD (Codice dell'amministrazione digitale) e linee guida di AgID, l'Agenzia per l'Italia digitale, sui documenti informatici. Per le fatture elettroniche vale il flusso dello SdI (Sistema di interscambio). L'interpretazione resta al vostro DPO (responsabile della protezione dei dati).

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Regole che contano qui